Что нужно сделать с ФН после окончания его использования

Фискальный накопитель (ФН) — это неотъемлемый элемент современной онлайн-кассы, своеобразный «черный ящик», фиксирующий все операции и передающий данные в налоговую. Работа с ним, хоть и регламентирована законодательством, вызывает множество вопросов у предпринимателей. Давайте разберемся во всех тонкостях использования ФН: от выбора и установки до замены и утилизации.

1. Срок службы ФН: когда пора менять? ⏳
2. Замена ФН: пошаговая инструкция 📑
3. Куда девать старый ФН? 🗑️
4. Снятие с учета ККТ и ФН: когда это необходимо? ⛔
5. Закрытие фискального режима: порядок действий 🔒
6. Что делать, если срок ФН истек, а он не был заменен? ⚠️
7. Ответственность за нарушение правил использования ФН 👮
8. Заключение 🤔
9. FAQ: Часто задаваемые вопросы о ФН ❓

Срок службы ФН: когда пора менять? ⏳

Фискальный накопитель — не вечный. Срок его службы ограничен и зависит от модели: 13, 15 или 36 месяцев. По истечении этого срока ФН блокируется и перестает передавать данные в ФНС.

Важно! Не стоит ждать, пока ФН заблокируется. Лучше запланировать замену заранее, чтобы избежать простоя в работе и возможных штрафов.

Замена ФН: пошаговая инструкция 📑

Процедура замены ФН не так сложна, как может показаться на первый взгляд. Главное — следовать инструкции и не нарушать установленный порядок действий.

1. Передача данных в ОФД. Перед заменой ФН необходимо убедиться, что все фискальные документы переданы в ОФД (оператор фискальных данных).
2. Закрытие архива ФН. Следующий шаг — закрытие архива фискального накопителя. Это необходимо для того, чтобы зафиксировать все операции, проведенные с использованием старого ФН.
3. Обновление ПО кассы. Перед установкой нового ФН может потребоваться обновление программного обеспечения онлайн-кассы. Это связано с тем, что формат фискальных данных (ФФД) постоянно совершенствуется.
4. Установка нового ФН. Физическая замена старого ФН на новый — достаточно простая процедура, которую можно выполнить самостоятельно, следуя инструкции к кассе.
5. Регистрация кассы с новым ФН. После установки нового ФН необходимо перерегистрировать кассу в ФНС. Это можно сделать онлайн, через личный кабинет налогоплательщика.

Куда девать старый ФН? 🗑️

Выбрасывать старый фискальный накопитель категорически запрещено! 🚫 Закон обязывает предпринимателей хранить ФН в течение 5 лет.

Зачем хранить старый ФН?

• В течение этого срока налоговая инспекция имеет право запросить ФН для проверки.
• Данные с ФН могут понадобиться для разрешения спорных ситуаций с покупателями.

Снятие с учета ККТ и ФН: когда это необходимо? ⛔

Снятие с учета контрольно-кассовой техники (ККТ) требуется в следующих случаях:

• Закрытие ИП или юридического лица.
• Продажа или передача кассы другому предпринимателю.
• Утрата кассы (кража, потеря).

Закрытие фискального режима: порядок действий 🔒

Закрытие фискального режима — это процедура, завершающая работу с ФН. Она необходима, например, при замене ФН по истечении срока действия.

Существует два способа закрыть фискальный режим:

1. Технологическое обнуление:

• Уточните у оператора фискальных данных дату последнего отправленного чека.
• Выполните технологическое обнуление на ККТ.
• При запуске кассы установите дату и время отправки последнего фискального документа (ФД).
• Попробуйте закрыть смену.

2. Через системную утилиту:

• Запустите системную утилиту «Тест драйвера ФР».
• Откройте раздел «ФН» → «Состояние ФН» и нажмите «Запрос статуса ФН» для проверки информации об оборудовании.
• Нажмите «Начать закр. фиск. режима».
• Подтвердите действие, нажав «Закрыть фиск. режим».
• ККТ распечатает «Отчет о закрытии ФН».

Что делать, если срок ФН истек, а он не был заменен? ⚠️

Если срок действия ФН истек, а касса продолжает использоваться, это является нарушением законодательства и влечет за собой штрафные санкции.

Порядок действий в такой ситуации:

1. Немедленно прекратить использование кассы.
2. В течение 5 рабочих дней подать в ФНС заявление о перерегистрации кассы в связи со сменой ФН.
3. Отправить неисправный ФН изготовителю на экспертизу в течение 30 рабочих дней.

Ответственность за нарушение правил использования ФН 👮

Использование кассы с нарушением правил, установленных 54-ФЗ, влечет за собой административную ответственность.

Примеры нарушений:

• Применение ККТ, не соответствующей требованиям законодательства.
• Нарушение правил регистрации кассы.
• Использование неподходящего фискального накопителя.

Штрафы за нарушения:

• Для ООО — от 10 000 рублей.
• Для ИП — от 3 000 рублей.

Заключение 🤔

Работа с фискальным накопителем — важная часть ведения бизнеса для предпринимателей, использующих онлайн-кассы. Знание правил использования ФН, сроков его действия и процедуры замены поможет избежать проблем с налоговой и штрафных санкций.

FAQ: Часто задаваемые вопросы о ФН ❓

1. Как узнать, когда заканчивается срок действия ФН?

Отсчитайте 13, 15 или 36 месяцев (в зависимости от модели ФН) с даты регистрации кассы. Эта информация указана в карточке регистрации ККТ и в личном кабинете налогоплательщика на сайте ФНС.

2. Можно ли использовать ФН после окончания срока действия?

Нет, использование просроченного ФН запрещено.

3. Нужно ли снимать ФН с учета?

Нет, снимать с учета нужно саму контрольно-кассовую технику (ККТ), а не фискальный накопитель.

4. Можно ли самостоятельно заменить ФН?

Да, заменить ФН можно самостоятельно, следуя инструкции к кассе.

5. Нужно ли сообщать в ФНС о замене ФН?

Да, после замены ФН необходимо перерегистрировать кассу в налоговой.