Где в СБИС поменять паспортные данные сотрудника
В этой статье мы разберём, как правильно и эффективно обновить паспортные данные сотрудников в системе СБИС. 🏢 От корректности этой информации зависят не только кадровые вопросы, но и юридическая чистота взаимодействия с персоналом.
- Зачем обновлять паспортные данные сотрудников
- Пошаговая инструкция по изменению паспортных данных в СБИС 👣
- Дополнительные советы и рекомендации 👍
- Заключение 🏁
- FAQ ❓
Зачем обновлять паспортные данные сотрудников
💼 Актуальная информация о сотрудниках — залог грамотного кадрового учёта и успешного взаимодействия с контролирующими органами. Несвоевременное обновление паспортных данных может привести к:
- Проблемам с расчётом заработной платы и налогов. 💰 Некорректные данные могут стать причиной ошибок в начислениях, что приведёт к штрафам со стороны налоговой инспекции.
- Трудностям при оформлении отчётности в государственные органы. 📑 Пенсионный фонд, ФСС и другие структуры могут отклонить отчётность с неактуальными данными, что повлечёт за собой дополнительные проверки и разбирательства.
- Затруднениям при взаимодействии с банками. 🏦 Некорректные данные могут стать препятствием для перечисления заработной платы на банковские карты сотрудников.
Пошаговая инструкция по изменению паспортных данных в СБИС 👣
Процесс обновления паспортных данных в СБИС несложен и состоит из нескольких этапов:
- Получение заявления от сотрудника. 📄 Прежде чем вносить изменения в базу данных, необходимо получить от сотрудника письменное заявление с просьбой обновить его паспортные данные. В заявлении должны быть указаны:
- ФИО сотрудника;
- Должность;
- Табельный номер (если используется);
- Реквизиты старого паспорта (серия, номер, кем и когда выдан);
- Реквизиты нового паспорта (серия, номер, кем и когда выдан);
- Дата составления заявления;
- Подпись сотрудника.
- Сканирование документов. 🗄️ Получив заявление, необходимо сделать качественные сканы нового паспорта сотрудника, обращая особое внимание на страницы с фотографией и регистрацией.
- Вход в систему СБИС. 💻 Авторизуйтесь в системе СБИС под учётной записью, обладающей правами на редактирование данных сотрудников.
- Поиск карточки сотрудника. 📇 В разделе «Сотрудники» найдите карточку нужного сотрудника, используя поиск по ФИО или табельному номеру.
- Переход в раздел «Документы». 📑 В карточке сотрудника перейдите на вкладку "Зарплата/Документы".
- Добавление сканов документов. 📎 Нажмите кнопку «Добавить файл» и загрузите сканы паспорта.
- Редактирование данных. ✍️ В разделе «Личные данные» внесите изменения, руководствуясь информацией из нового паспорта сотрудника:
- Серия и номер паспорта;
- Кем и когда выдан;
- Код подразделения.
- Сохранение изменений. ✅ После внесения всех изменений нажмите кнопку «Сохранить».
Дополнительные советы и рекомендации 👍
- Всегда делайте качественные сканы документов — это облегчит их проверку и обработку.
- Храните оригиналы заявлений сотрудников об изменении паспортных данных.
- Регулярно проверяйте актуальность данных сотрудников, особенно при приёме на работу и увольнении.
- Используйте электронный документооборот для оптимизации процесса обновления данных.
Заключение 🏁
Своевременное обновление паспортных данных сотрудников — важная задача для любой компании. Следуя инструкциям, вы сможете легко и быстро внести изменения в систему СБИС, обеспечив корректность кадрового учёта и юридическую чистоту работы с персоналом.
FAQ ❓
1. Нужно ли обновлять паспортные данные в СБИС, если сотрудник сменил фамилию?Да, обязательно. При смене фамилии необходимо обновить все данные сотрудника в системе, руководствуясь документами, подтверждающими смену фамилии (свидетельство о браке, свидетельство о смене имени).
2. Что делать, если в СБИС нет возможности прикрепить скан паспорта?Обратитесь в службу технической поддержки СБИС. Возможно, проблема связана с настройками вашего аккаунта или системы в целом.
3. Кто несёт ответственность за актуальность паспортных данных сотрудников в СБИС?Ответственность за актуальность данных лежит на работодателе. Рекомендуется назначить ответственного сотрудника (например, кадровика или бухгалтера), который будет следить за своевременным обновлением информации.
4. Можно ли вносить изменения в паспортные данные сотрудников задним числом?Вносить изменения задним числом не рекомендуется. Это может вызвать вопросы со стороны контролирующих органов.
5. Как часто нужно обновлять паспортные данные сотрудников в СБИС?Обновлять данные нужно по мере необходимости, то есть при получении от сотрудника заявления об изменении паспортных данных.
