Как перевести свою трудовую книжку в электронный вид

В эпоху стремительной цифровизации практически все сферы нашей жизни претерпевают значительные изменения, и трудовые отношения не становятся исключением. Одним из ярких примеров такой трансформации является переход от привычных бумажных трудовых книжек к их электронным аналогам.

Электронная трудовая книжка (ЭТК) — это не просто дань моде, а удобный и надежный инструмент, открывающий перед работниками и работодателями новые возможности. Она представляет собой цифровой аналог бумажной трудовой книжки, где фиксируется вся информация о стаже, местах работы, должностях и переводах.

В этой статье мы подробно разберем все нюансы перехода на ЭТК, преимущества электронного формата, а также ответим на часто задаваемые вопросы.

1. Преимущества электронной трудовой книжки 📈
2. Как перейти на электронную трудовую книжку: пошаговая инструкция 👣
3. Как получить доступ к своей электронной трудовой книжке? 🔑
4. Важные моменты при переходе на ЭТК 📌
5. Ответы на часто задаваемые вопросы ❓
6. Заключение 🏁

Преимущества электронной трудовой книжки 📈

Переход на ЭТК сулит ряд неоспоримых преимуществ как для работников, так и для работодателей:

Для работников:

• Удобство и доступность: вся информация о вашем трудовом стаже всегда под рукой — в вашем смартфоне или компьютере. Вы можете в любое время и в любом месте получить доступ к своей ЭТК через портал Госуслуг или сайт Пенсионного фонда России.
• Исключение риска утери или порчи: вам больше не нужно беспокоиться о сохранности бумажного документа. Электронная версия хранится в базе данных Пенсионного фонда России и всегда доступна для восстановления.
• Прозрачность и защита от подделок: все записи в ЭТК заверяются электронной подписью работодателя, что исключает возможность внесения ложных сведений.
• Упрощение взаимодействия с госорганами: ЭТК позволяет быстро и удобно получать различные государственные услуги, например, оформлять пенсию или пособия.

Для работодателей:

• Снижение бумажного документооборота: отпадает необходимость вести, хранить и заполнять бумажные трудовые книжки, что существенно сокращает объем документооборота.
• Минимизация ошибок при ведении записей: электронный формат исключает возможность опечаток и неточностей, которые часто встречаются при заполнении бумажных документов.
• Оптимизация кадровых процессов: работа с ЭТК происходит в электронном виде, что упрощает и ускоряет кадровые процессы, такие как прием на работу, перевод, увольнение.
• Снижение расходов: отказ от бумажных трудовых книжек позволяет сократить расходы на их изготовление, хранение и учет.

Как перейти на электронную трудовую книжку: пошаговая инструкция 👣

Процесс перехода на ЭТК довольно прост и не требует от работника особых усилий. Рассмотрим подробнее основные этапы:

1. При первом трудоустройстве:

• Если вы устраиваетесь на свою первую работу после 1 января 2021 года, то электронная трудовая книжка будет заведена автоматически. Вам достаточно подписать трудовой договор и ознакомиться с приказом о приеме на работу.
• Работодатель самостоятельно направит в Социальный фонд России (СФР) форму ЕФС-1 с необходимыми сведениями о вашем трудоустройстве, на основании которой будет создана ваша ЭТК.

2. При наличии бумажной трудовой книжки:

• Если у вас уже есть бумажная трудовая книжка, вы имеете право выбора: продолжить ее ведение или перейти на электронный формат.
• Для перехода на ЭТК необходимо подать работодателю письменное заявление о своем желании.
• Работодатель обязан выдать вам на руки вашу бумажную трудовую книжку с последней записью о переходе на ЭТК.
• С момента подачи заявления работодатель прекращает ведение вашей бумажной трудовой книжки и начинает вносить все записи исключительно в электронном виде.

Как получить доступ к своей электронной трудовой книжке? 🔑

Получить доступ к своей ЭТК можно несколькими способами:

• Портал Госуслуг: авторизуйтесь на портале Госуслуг, перейдите в раздел «Пенсия, пособия, льготы», выберите услугу "Извещение (выписка) о состоянии лицевого счета в ПФР" и закажите выписку.
• Сайт Пенсионного фонда России: зайдите на сайт ПФР, выберите раздел «Электронные сервисы», авторизуйтесь с помощью учетной записи портала Госуслуг и перейдите в раздел «Электронная трудовая книжка».
• Мобильное приложение «Госуслуги»: скачайте приложение «Госуслуги» на свой смартфон, авторизуйтесь и найдите раздел «Электронная трудовая книжка».
• Личный кабинет на сайте или в приложении банка: некоторые банки предоставляют доступ к ЭТК в своих онлайн-сервисах.

Важные моменты при переходе на ЭТК 📌

• Переход на ЭТК является добровольным правом работника. Работодатель не вправе принуждать вас к отказу от бумажной трудовой книжки.
• Если вы решили сохранить бумажную трудовую книжку, работодатель обязан продолжать ее ведение параллельно с электронной версией.
• В случае увольнения с работы, где вы перешли на ЭТК, вам не выдается никакой документ, подтверждающий ваш трудовой стаж. Вся информация хранится в электронном виде.

Ответы на часто задаваемые вопросы ❓

• Обязательно ли переходить на электронную трудовую книжку?
• Нет, переход на ЭТК является правом, а не обязанностью работника. Вы можете продолжать использовать бумажную трудовую книжку.
• Что делать, если работодатель отказывается выдавать бумажную трудовую книжку после подачи заявления о переходе на ЭТК?
• В этом случае вы имеете право обратиться с жалобой в Государственную инспекцию труда.
• Можно ли вернуться к бумажной трудовой книжке после перехода на ЭТК?
• Да, вы можете в любой момент подать новому работодателю заявление о возобновлении ведения бумажной трудовой книжки.
• Как быть, если в электронной трудовой книжке обнаружена ошибка?
• Для исправления ошибки необходимо обратиться к работодателю, который допустил неточность. Работодатель обязан внести коррективы в ЭТК.

Заключение 🏁

Электронная трудовая книжка — это современный и удобный инструмент, который постепенно вытесняет устаревшие бумажные аналоги. Переход на ЭТК открывает перед работниками и работодателями новые возможности, упрощает документооборот и делает трудовые отношения более прозрачными.