Как в СБИС Загрузить пдф документ

СБИС — мощный инструмент для бизнеса, значительно упрощающий документооборот. 🤝 Одной из его ключевых функций является загрузка и обработка PDF-документов. В этой статье мы подробно разберем все доступные способы загрузки PDF в СБИС, а также дадим полезные советы по работе с документами.

1. Загрузка одного PDF-документа в СБИС 📥
2. - Авторизуйтесь в своей учетной записи СБИС. 🔐
3. Загрузка нескольких PDF-документов в СБИС 📂
4. Работа с загруженными документами в СБИС 📝
5. Форматы документов для СБИС 📄
6. Отправка PDF-документов через СБИС 📤
7. Советы по работе с документами в СБИС 👌
8. Заключение

Загрузка одного PDF-документа в СБИС 📥

1. Вход в систему и выбор действия:

- Авторизуйтесь в своей учетной записи СБИС. 🔐

• На главной странице системы найдите значок "➕" (обычно он расположен в верхней части интерфейса) и нажмите на него.
• В появившемся меню выберите опцию «Загрузить».

2. Выбор источника загрузки:

СБИС предлагает несколько удобных вариантов загрузки PDF-файла:

• «С компьютера»: выберите этот пункт, если PDF-документ сохранен на вашем устройстве. Откроется стандартное окно выбора файла, где вам нужно найти нужный PDF и нажать «Открыть».
• «Из буфера обмена»: используйте этот вариант, если вы скопировали PDF-документ в буфер обмена (например, с помощью сочетания клавиш Ctrl+C или Cmd+C).
• «С мобильного устройства»: этот способ подойдет, если вы хотите загрузить PDF-файл с вашего смартфона или планшета. СБИС предложит вам отсканировать QR-код с экрана компьютера, чтобы установить соединение между устройствами.
• «Скан»: выберите этот вариант, если вам нужно отсканировать бумажный документ и сразу загрузить его в СБИС в формате PDF. Система может запросить доступ к камере или сканеру вашего компьютера.

3. Особенности загрузки многостраничных документов:

• Одностраничный PDF: нажмите кнопку «Скан», чтобы быстро создать электронную копию документа.
• Многостраничный PDF: выберите опцию "PDF", чтобы загрузить файл целиком.

4. QR-код для загрузки многостраничных документов:

• При загрузке многостраничного PDF-документа убедитесь, что на первой странице файла присутствует QR-код, сгенерированный СБИС.
• Начните загрузку, выбрав первую страницу с QR-кодом. Это поможет системе корректно распознать и обработать все страницы документа.

Загрузка нескольких PDF-документов в СБИС 📂

1. Повторите шаги 1-2 из предыдущего раздела.
2. Сканирование и добавление документов:

• После загрузки первого документа нажмите кнопку «Сканировать», чтобы добавить следующий.
• Повторяйте этот шаг, пока не добавите все необходимые документы.

3. Завершение загрузки:

• Когда вы загрузите последний документ, нажмите кнопку «Сохранить».

4. Проверка загруженных файлов:

• Откройте раздел «Загрузки» или «Мои документы» в СБИС, чтобы убедиться, что все файлы загрузились успешно.
• Обратите внимание на статус документов. Сообщение «Документ успешно заменен на скан» означает, что электронный документ был заменен отсканированной копией.

Работа с загруженными документами в СБИС 📝

1. Доступ к загруженным документам:

• Перейдите в раздел «Документы» или «Мои документы» в СБИС.
• Найдите нужный документ, используя фильтры по дате, типу, отправителю и другим параметрам.

2. Регистрация документов в учете:

• Откройте документ, который нужно зарегистрировать.
• Нажмите кнопку «Зарегистрировать».
• Выберите подходящую операцию для документа (например, «Поступление», «Реализация», «Акт выполненных работ»).

3. Автоматическое прикрепление файлов:

• Загруженные файлы автоматически прикрепятся к новому документу.
• Заполните все необходимые поля документа и проверьте правильность данных.
• Нажмите кнопку «Провести», чтобы зарегистрировать документ в учете, или кнопку «Отправить на исполнение», если требуется согласование документа другими сотрудниками.

Форматы документов для СБИС 📄

СБИС поддерживает загрузку документов в различных форматах, включая PDF, XML, XLS и другие.

• PDF (Portable Document Format): универсальный формат для обмена документами, сохраняющий оригинальное форматирование текста, изображений и других элементов.
• XML (Extensible Markup Language): текстовый формат, используемый для обмена структурированными данными между различными системами.
• XLS (Microsoft Excel Spreadsheet): формат электронных таблиц, позволяющий хранить и обрабатывать данные в табличном виде.

Важно: Для корректной работы с документами в СБИС рекомендуется использовать стандартные форматы, поддерживаемые системой.

Отправка PDF-документов через СБИС 📤

1. Выберите документ:

• Найдите нужный PDF-документ в СБИС.

2. Отправка документа:

• Нажмите на кнопку «Поделиться» или «Отправить», расположенную рядом с документом.
• Выберите способ отправки: по электронной почте, через СБИС Коннект или другой доступный вариант.

3. Добавление получателей:

• Укажите адреса электронной почты получателей или выберите контрагентов из справочника СБИС.

4. Отправка документа:

• Нажмите кнопку «Отправить».

Советы по работе с документами в СБИС 👌

• Используйте электронный документооборот: переходите на электронный документооборот с контрагентами, чтобы ускорить обмен документами и сократить расходы на бумагу.
• Настройте автоматическую загрузку документов: настройте автоматическую загрузку документов из электронной почты или других источников, чтобы сэкономить время на ручной обработке.
• Используйте электронную подпись: подписывайте документы электронной подписью, чтобы обеспечить их юридическую значимость.
• Регулярно делайте резервные копии: создавайте резервные копии важных документов, чтобы предотвратить потерю данных.

Заключение

Загрузка PDF-документов в СБИС — простая и удобная процедура, которая значительно упрощает документооборот. Следуя инструкциям из этой статьи, вы сможете легко загружать, обрабатывать и отправлять PDF-файлы, экономя свое время и ресурсы.