Как закрывать заказы в Айко

Система автоматизации Айко стала незаменимым помощником для многих рестораторов и владельцев кафе. Она помогает оптимизировать рабочие процессы, контролировать финансы и улучшать качество обслуживания. В этой статье мы подробно разберем важные аспекты работы с Айко, такие как закрытие заказов, кассовых смен и периодов, а также научимся управлять остатками товаров.

1. Закрываем зависшие заказы 🚫🍔
2. Закрываем кассу: пошаговая инструкция 🔐💰
3. Работаем с периодами в Айко 📅📈
4. Обнуляем остатки: инвентаризация в Айко 🧮📦
5. Последствия незакрытой смены: штрафы и не только 😨👮‍♂️
6. Отменяем заказы в Айко: просто и быстро ↩️🍔
7. Просматриваем закрытые заказы: вся информация под рукой 🔎🍔
8. Спишем товар правильно: пошаговое руководство 🗑️📦
9. Заключение
10. FAQ: Часто задаваемые вопросы 🤔

Закрываем зависшие заказы 🚫🍔

Иногда в системе могут появляться «зависшие» заказы, которые мешают корректной работе. Чтобы избавиться от них:

1. Найдите проблемные заказы: Откройте список заказов и внимательно изучите его. Обратите внимание на заказы, которые находятся в статусе «В работе» или «Ожидает оплаты» дольше обычного. Возможно, произошла ошибка, и заказ необходимо закрыть вручную.
2. Используйте контекстное меню: Выделите зависший заказ, кликнув на него мышкой. Нажмите правой кнопкой мыши, чтобы открыть контекстное меню.
3. Выберите «Принудительно закрыть»: В контекстном меню вы увидите пункт «Принудительно закрыть». Нажмите на него, чтобы закрыть зависший заказ.
4. Подтвердите действие: Система может запросить подтверждение закрытия заказа. Убедитесь, что вы выбрали правильный заказ, и подтвердите действие.

Важно! Используйте функцию «Принудительно закрыть» только в исключительных случаях, когда обычное закрытие заказа невозможно.

Закрываем кассу: пошаговая инструкция 🔐💰

Закрытие кассовой смены — обязательная процедура, которая позволяет контролировать движение денежных средств. В Айко это делается следующим образом:

1. Снятие выручки: Первым делом необходимо снять выручку из кассы. Это значит, что нужно физически изъять из кассы все наличные деньги, полученные за смену.
2. Оформление списания: В Айко снятие выручки оформляется как списание денежных средств. Для этого нужно использовать графу «Списать».
3. Указание ответственного: При списании выручки необходимо указать сотрудника, который ее принимает. Обычно это кассир, закрывающий смену, или администратор.
4. Проверка данных: Перед подтверждением списания внимательно проверьте все данные: сумму, ФИО сотрудника и т.д.
5. Подтверждение операции: После проверки нажмите кнопку «Подтвердить», чтобы завершить операцию закрытия кассовой смены.

Важно! Храните документы, подтверждающие закрытие кассовой смены, в течение установленного срока.

Работаем с периодами в Айко 📅📈

Период в Айко — это временной отрезок, за который формируются отчеты и проводится анализ данных. Чтобы закрыть период:

1. Получите доступ к настройкам: Войдите в систему Айко под учетной записью с правами администратора. Перейдите в раздел «Администрирование» → «Настройки торгового предприятия».
2. Откройте вкладку «Настройки учета»: В этом разделе находятся параметры, связанные с учетом товаров, финансов и т.д.
3. Найдите опцию «Закрытие периода»: В настройках учета найдите опцию, отвечающую за закрытие периода.
4. Настройте параметры закрытия: Вы можете настроить автоматическое закрытие периода, например, каждый день, неделю или месяц.
5. Закройте период вручную (при необходимости): Если автоматическое закрытие не настроено, вы можете закрыть период вручную, нажав на соответствующую кнопку.

Важно! Закрытие периода — ответственная операция, которая влияет на финансовую отчетность. Перед закрытием периода убедитесь, что все данные внесены корректно.

Обнуляем остатки: инвентаризация в Айко 🧮📦

Инвентаризация — это процедура проверки фактического наличия товаров на складе. С помощью инвентаризации в Айко можно обнулить остатки:

1. Перейдите в раздел «Инвентаризации»: Откройте меню «Товары и склады» и выберите пункт «Инвентаризации».
2. Создайте новый документ: Нажмите на кнопку «Создать» или «Добавить», чтобы создать новый документ инвентаризации.
3. Добавьте позиции: В документ инвентаризации внесите все позиции, остатки по которым нужно обнулить.
4. Укажите фактическое количество: В поле «Фактическое количество» для каждой позиции укажите "0". Это означает, что на складе данный товар отсутствует.
5. Проведите инвентаризацию: После заполнения всех данных сохраните документ и проведите инвентаризацию.

Важно! Перед проведением инвентаризации убедитесь, что все продажи и списания товаров за предыдущий период учтены.

Последствия незакрытой смены: штрафы и не только 😨👮‍♂️

Несвоевременное закрытие смены в Айко может привести к неприятным последствиям:

• Штрафы: Согласно законодательству, работа с кассой без закрытия смены считается нарушением. Это может повлечь за собой штрафы со стороны налоговых органов.
• Искажение данных: Незакрытая смена может привести к искажению данных о продажах, остатках товаров и финансовых показателях.
• Сложности с контролем: Отсутствие закрытых смен затрудняет контроль за работой кассиров, движением денежных средств и остатками товаров.

Отменяем заказы в Айко: просто и быстро ↩️🍔

Если нужно отменить заказ в Айко, следуйте инструкции:

1. Откройте список закрытых заказов: В меню Айко перейдите во вкладку «Закрытые заказы».
2. Найдите нужный заказ: В списке закрытых заказов найдите тот, который нужно отменить. Используйте поиск по номеру заказа, дате или другим критериям.
3. Нажмите «Удалить заказ»: Выделите нужный заказ и нажмите кнопку «Удалить заказ».
4. Подтвердите удаление: Система запросит подтверждение удаления. Внимательно проверьте информацию и подтвердите действие.
5. Укажите причину удаления: В открывшемся окне выберите причину удаления заказа из списка или введите свой вариант. Это поможет в дальнейшем анализе данных.

Важно! Удаление заказа — это крайняя мера. Если есть возможность, лучше отредактировать заказ или сделать возврат.

Просматриваем закрытые заказы: вся информация под рукой 🔎🍔

Чтобы просмотреть закрытые заказы в Айко:

1. Откройте вкладку «Закрытые заказы»: В главном меню Айко найдите и выберите вкладку «Закрытые заказы».
2. Изучите информацию о заказах: В открывшейся вкладке вы увидите список всех закрытых заказов за текущую смену.
3. Используйте фильтры: Для удобства поиска нужного заказа используйте фильтры по дате, времени, номеру заказа, кассиру и т.д.

Спишем товар правильно: пошаговое руководство 🗑️📦

Списание товара — это операция, которая позволяет уменьшить остатки товара на складе по определенным причинам (порча, бой, списание на собственные нужды и т.д.). Чтобы списать товар в Айко:

1. Откройте «Управление складом»: На главной странице веб-офиса Айко перейдите в раздел «Ежедневные операции в ресторане» и откройте приложение «Управление складом».
2. Найдите нужный товар: В списке товаров найдите тот, который нужно списать. Используйте поиск по названию, артикулу или штрих-коду.
3. Выберите «Списать товар»: Напротив нужного товара нажмите кнопку «Списать товар».
4. Укажите количество: В открывшемся окне укажите количество товара, которое нужно списать. Выберите единицы измерения (упаковки или базовые единицы).
5. Сохраните изменения: Нажмите кнопку «Сохранить», чтобы списать товар.

Важно! При списании товара обязательно указывайте причину списания. Это важно для ведения складского учета и анализа товарных потерь.

Заключение

Айко — мощный инструмент для автоматизации ресторанного бизнеса. Освоив основные функции, такие как закрытие заказов, кассы и периодов, списание товаров и управление остатками, вы сможете оптимизировать работу своего заведения и повысить его эффективность.

FAQ: Часто задаваемые вопросы 🤔

• Как восстановить случайно удаленный заказ?

Восстановить удаленный заказ невозможно. Если вы случайно удалили заказ, вам нужно создать его заново.

• Можно ли закрыть кассовую смену раньше, чем через 24 часа?

Да, вы можете закрыть кассовую смену в любое время. Однако рекомендуется закрывать смену не реже одного раза в сутки.

• Что делать, если при закрытии кассы обнаружена недостача?

В случае недостачи необходимо провести ревизию кассы и выявить причину расхождения. После этого нужно оформить акт о недостаче и предпринять меры по ее возмещению.

• Как часто нужно проводить инвентаризацию?

Рекомендуется проводить инвентаризацию не реже одного раза в месяц. Однако периодичность инвентаризации может зависеть от специфики вашего бизнеса.

• Можно ли редактировать закрытые заказы?

Редактировать закрытые заказы нельзя. Если вам нужно изменить информацию о закрытом заказе, вы можете добавить комментарий к заказу.