Можно ли в Сбисе удалить подписанный документ

Работа с электронными документами в системе СБИС предполагает гибкость и контроль на всех этапах. Однако, иногда возникают ситуации, когда требуется удалить, аннулировать или отозвать подпись с уже подписанного документа. Давайте разберемся, как это сделать правильно и какие нюансы следует учесть.

1. Удаление документов в СБИС: что нужно знать 🗑️
2. Как удалить документ в СБИС? 🖱️
3. Как аннулировать документ в СБИС? ⛔
4. Аннулирование подписанного документа: что делать? 🤝
5. Как отозвать сертификат электронной подписи в СБИС? 🔑
6. Удаление документов в ЭДО: особенности 🗃️
7. Важные советы и выводы ✅
8. FAQ: Часто задаваемые вопросы ❓

Удаление документов в СБИС: что нужно знать 🗑️

Прежде всего, важно различать понятия «удаление» и «аннулирование» документа в контексте СБИС.

• Удаление — это действие, которое скрывает документ из общего списка, перемещая его в корзину. Эта функция доступна для черновиков, отклоненных и ненужных документов. Важно понимать, что удаление подписанного документа не отменяет сделку и не аннулирует его юридическую силу. Документ просто перемещается в корзину и меняет свой статус на «Удален».
• Аннулирование — более серьезная процедура, которая прекращает действие документа. Аннулировать можно только те документы, которые еще не подписаны второй стороной. Например, если вы отправили товарную накладную или акт, но контрагент еще не поставил свою подпись, вы можете аннулировать этот документ в одностороннем порядке.

Как удалить документ в СБИС? 🖱️

Процесс удаления документа в СБИС предельно прост:

1. Найдите нужный документ. Для этого перейдите в соответствующий раздел, например, "Документы/Исходящие" или "Бизнес/Продажи/CRM/Документы".
2. Выберите документ. Наведите курсор на строку с нужным документом и нажмите на кнопку «Удалить» (обычно она отображается в виде значка корзины).
3. Подтвердите удаление. Система может запросить подтверждение действия. Нажмите «ОК» или «Подтвердить», чтобы удалить документ.

Как аннулировать документ в СБИС? ⛔

Аннулирование документа в СБИС также не представляет сложности:

1. Откройте нужный документ. Перейдите в раздел, где хранится документ (например, "Документы/Исходящие") и откройте его.
2. Выберите действие «Аннулировать». Найдите соответствующую кнопку или опцию в меню документа.
3. Укажите причину аннулирования. В появившемся окне введите краткое объяснение причины аннулирования документа. Это поможет избежать недоразумений в дальнейшем.
4. Подтвердите аннулирование. Нажмите «Аннулировать» или «ОК» для завершения процедуры.

Аннулирование подписанного документа: что делать? 🤝

Если документ уже подписан обеими сторонами, аннулировать его в одностороннем порядке невозможно. В этом случае требуется согласие обеих сторон. Для аннулирования подписанного документа в СБИС необходимо создать соглашение об аннулировании.

1. Создайте новый документ. Выберите тип документа «Соглашение об аннулировании» (или аналогичный).
2. Укажите данные аннулируемого документа. В соглашении необходимо указать реквизиты документа, который требуется аннулировать.
3. Подпишите соглашение. Обе стороны должны подписать соглашение об аннулировании своими электронными подписями.

Как отозвать сертификат электронной подписи в СБИС? 🔑

Иногда может возникнуть необходимость отозвать сертификат электронной подписи, используемый в СБИС. Это может понадобиться, например, при увольнении сотрудника или в случае компрометации ключа электронной подписи.

1. Перейдите в раздел «Подписи». В личном кабинете СБИС найдите раздел, отвечающий за управление электронными подписями.
2. Выберите сертификат. Найдите в списке сертификатов тот, который нужно отозвать.
3. Подайте заявку на отзыв. Нажмите кнопку «Отозвать» (или аналогичную) рядом с выбранным сертификатом.
4. Заполните форму. В форме заявки на отзыв сертификата укажите ФИО, адрес электронной почты и контактный телефон сотрудника, ответственного за отзыв. Также необходимо указать причину отзыва сертификата.

Удаление документов в ЭДО: особенности 🗃️

Электронный документооборот (ЭДО) имеет свои особенности, которые касаются и удаления документов.

• Удаление помеченных объектов. В некоторых случаях документы в ЭДО не удаляются полностью, а помечаются на удаление. Для окончательного удаления таких документов администратору системы необходимо воспользоваться функцией «Удаление помеченных объектов».
• Автоматическое удаление. В настройках ЭДО можно включить автоматическое удаление помеченных файлов. В этом случае система будет периодически проверять наличие помеченных документов и удалять их из базы данных.

Важные советы и выводы ✅

• Храните документы аккуратно. Даже после удаления или аннулирования документа в СБИС рекомендуется хранить его копию в течение срока, установленного законодательством.
• Используйте электронную подпись ответственно. Помните, что электронная подпись имеет такую же юридическую силу, что и собственноручная подпись. Поэтому тщательно проверяйте все документы перед подписанием.
• Обращайтесь в службу поддержки. Если у вас возникли затруднения с удалением, аннулированием или отзывом подписи в СБИС, не стесняйтесь обращаться в службу технической поддержки.

FAQ: Часто задаваемые вопросы ❓

• Можно ли восстановить удаленный документ в СБИС?
• Да, удаленные документы помещаются в корзину, откуда их можно восстановить.
• Как долго хранятся документы в корзине СБИС?
• Срок хранения документов в корзине может различаться в зависимости от настроек системы. Рекомендуется обратиться в службу поддержки СБИС для уточнения этой информации.
• Можно ли аннулировать документ, подписанный квалифицированной электронной подписью?
• Аннулирование документа, подписанного квалифицированной электронной подписью, возможно только по соглашению сторон с оформлением соответствующего документа.
• Что делать, если я потерял доступ к электронной подписи, используемой в СБИС?
• В этом случае необходимо незамедлительно обратиться в удостоверяющий центр, выдавший вам электронную подпись, для ее блокировки и получения новой.