Как правильно списать товар

Списание товаров — важный аспект ведения бухгалтерского учета для любого предприятия, работающего с материальными ценностями. Независимо от того, столкнулись ли вы с кражей, порчей, истечением срока годности или необходимостью использования товаров для собственных нужд, правильное оформление списания — залог прозрачности и точности финансовой отчетности.

В этой подробной статье мы разберем все нюансы списания товаров: от законодательной базы до практических советов по оформлению документации и отражению операций в 1С.

1. Основания для списания товаров ⚖️
2. Процедура списания товаров: пошаговая инструкция 📑
3. Документальное оформление списания товаров 📝
4. Отражение списания товаров в 1С 💻
5. Частые вопросы о списании товаров (FAQ) ❓
6. Заключение 📌

Основания для списания товаров ⚖️

Прежде чем углубляться в детали процесса списания, важно понимать, в каких случаях списание товаров правомерно. Законодательство РФ, а именно Федеральный закон от 06.12.2011 N 402-ФЗ «О бухгалтерском учете», регламентирует, что списание товаров возможно только при наличии документально подтвержденных оснований.

К таким основаниям относятся:

• Хищение или кража: Подтверждается документами из правоохранительных органов.
• Порча: Включает в себя бой, поломку, брак, а также утрату товарного вида или потребительских свойств.
• Истечение срока годности: Актуально для товаров с ограниченным сроком реализации.
• Недостача, выявленная в ходе инвентаризации: Причины могут быть различными, включая ошибки учета, естественную убыль и др.
• Безвозмездная передача: Например, в качестве рекламных образцов, подарков покупателям или благотворительной помощи.
• Использование для собственных нужд: Например, для ремонта, хозяйственных нужд, в качестве материалов для производства.

Процедура списания товаров: пошаговая инструкция 📑

Процесс списания товаров, независимо от причины, как правило, включает следующие этапы:

1. Выявление факта: Обнаружение недостачи, порчи, истечения срока годности и т.д.
2. Создание комиссии: Руководитель предприятия издает приказ о создании комиссии, ответственной за инвентаризацию и списание товаров. В состав комиссии входят материально-ответственные лица, бухгалтер, а также другие специалисты, чья экспертиза может потребоваться.
3. Проведение инвентаризации: Комиссия проводит инвентаризацию для определения фактического наличия товаров и сопоставления его с данными бухгалтерского учета. Результаты инвентаризации оформляются инвентаризационной описью (форма № ИНВ-3) и сличительной ведомостью (форма № ИНВ-19).
4. Установление причин: Комиссия выявляет и документирует причины возникновения недостачи, порчи или других оснований для списания. Ответственные лица предоставляют письменные объяснения.
5. Оформление акта списания: На основании результатов инвентаризации и установленных причин составляется акт списания товаров.
6. Утверждение списания: Руководитель предприятия утверждает акт списания.
7. Отражение списания в бухгалтерском учете: Бухгалтерия предприятия на основании утвержденного акта производит списание товаров с баланса.

Документальное оформление списания товаров 📝

Правильное документальное оформление списания товаров — ключевой момент. Отсутствие необходимых документов может привести к вопросам со стороны налоговых органов.

Основные документы, которые необходимо оформить при списании:

• Приказ руководителя о создании комиссии: В приказе указывается состав комиссии, ее полномочия, сроки проведения инвентаризации.
• Инвентаризационная опись (форма № ИНВ-3): Фиксирует фактическое наличие товаров на момент инвентаризации.
• Сличительная ведомость (форма № ИНВ-19): Отражает расхождения между фактическим наличием товаров и данными бухгалтерского учета.
• Акт о списании товаров: Подтверждает факт списания и содержит информацию о списанных товарах, их количестве, стоимости, причинах списания. Для разных видов списания могут использоваться унифицированные формы актов (например, ТОРГ-16 для списания товаров в розничной торговле) или разрабатываться собственные формы с учетом специфики деятельности предприятия.
• Письменные объяснения материально-ответственных лиц: Поясняют причины возникновения недостачи, порчи и т.д.

Отражение списания товаров в 1С 💻

Современные учетные системы, такие как 1С, значительно упрощают процесс списания товаров.

В 1С списание товаров оформляется документом «Списание товаров». В зависимости от причины списания и конфигурации программы, этот документ может называться по-разному, например:

• «Списание на расходы»: Используется для списания товаров, использованных на собственные нужды, в рекламных целях, переданных в качестве благотворительной помощи и т.д.
• «Списание в производство»: Применяется для списания сырья и материалов, использованных в процессе производства.
• «Списание по причине порчи»: Используется для списания товаров, пришедших в негодность.

В документе «Списание товаров» необходимо указать:

• Дату списания.
• Склад, с которого списываются товары.
• Причину списания.
• Список списываемых товаров, их количество и стоимость.
• Статью расходов, на которую списываются товары.

Частые вопросы о списании товаров (FAQ) ❓

1. Можно ли списать товар, если нет чека?

Наличие чека не является обязательным условием для списания товара. Главное — документально подтвердить факт приобретения товара и причину его списания.

2. Как списать товар, если он был утерян при транспортировке?

В этом случае необходимо получить подтверждающие документы от транспортной компании, например, акт о недостаче груза.

3. Можно ли списать товар, если он морально устарел?

Моральное устаревание само по себе не является основанием для списания товара. Товар должен потерять свои потребительские свойства или стать непригодным для реализации.

4. Как быть, если налоговая инспекция не согласна со списанием товара?

Важно иметь в наличии все необходимые документы, подтверждающие обоснованность списания. Если налоговая инспекция все же не согласна, решение можно оспорить в установленном порядке.

Заключение 📌

Списание товаров — неотъемлемая часть ведения бизнеса. Грамотный подход к этому процессу, основанный на знании законодательства и правильном документальном оформлении, позволит избежать проблем с налоговыми органами и обеспечит прозрачность бухгалтерского учета.