Как в СБИС удалить отправленный документ

Работа с электронным документооборотом (ЭДО) значительно упрощает взаимодействие с контрагентами и государственными органами. Однако, даже при тщательной проверке, могут возникнуть ситуации, когда требуется удалить или аннулировать уже отправленный документ. Система СБИС предоставляет удобные инструменты для решения подобных задач. Давайте разберемся, как это сделать правильно и какие нюансы необходимо учитывать.

1. Удаление vs. Аннулирование: в чем разница
2. Как удалить неотправленный документ в СБИС
3. Как аннулировать отправленный документ в СБИС
4. Как аннулировать документ, подписанный электронной подписью
5. Как быть, если документ нужно изменить, а не аннулировать
6. Заключение
7. FAQ: Часто задаваемые вопросы

Удаление vs. Аннулирование: в чем разница

Прежде всего, важно понимать разницу между удалением и аннулированием документа в СБИС.

• Удаление документа возможно только до момента его отправки контрагенту. Это действие полностью стирает документ из системы, как будто его и не существовало.
• Аннулирование же применяется к уже отправленным документам. Этот процесс подразумевает отправку контрагенту запроса на отмену действия документа. Аннулированный документ остается в системе, но теряет свою юридическую силу.

Как удалить неотправленный документ в СБИС

Удаление неотправленного документа в СБИС — простая процедура:

1. Найдите нужный документ. Откройте раздел, где хранится документ: "Документы/Исходящие", "Бизнес/Продажи/CRM/Документы" или другой, в зависимости от типа документа.
2. Выделите документ. Наведите курсор мыши на нужный документ и отметьте его галочкой.
3. Удалите документ. Нажмите на кнопку «Удалить», расположенную на панели инструментов.

Важно! Удаление документа — действие необратимое. Будьте внимательны и убедитесь, что удаляете именно тот документ, который больше не нужен.

Как аннулировать отправленный документ в СБИС

Аннулирование отправленного документа — более сложный процесс, требующий согласия всех сторон:

1. Откройте нужный документ. Перейдите в раздел, где хранится документ, и откройте его.
2. Инициируйте аннулирование. Нажмите на кнопку «Аннулировать» 🤫. Она обычно расположена в верхней части окна документа.
3. Укажите причину аннулирования. В появившемся окне в поле «Комментарий» кратко и четко опишите причину аннулирования документа. Это поможет контрагенту быстрее понять ситуацию и принять решение.
4. Отправьте запрос. Нажмите кнопку «Аннулировать», чтобы отправить запрос контрагенту.

Важно! Аннулирование документа возможно только при согласии всех сторон, подписавших документ. После отправки запроса контрагент должен его рассмотреть и подтвердить свое согласие. Если контрагент не отвечает на запрос в течение длительного времени, свяжитесь с ним для уточнения ситуации.

Как аннулировать документ, подписанный электронной подписью

Аннулирование документа, подписанного электронной подписью (ЭП), практически ничем не отличается от аннулирования обычного документа в СБИС. Вам необходимо выполнить те же шаги:

1. Открыть документ.
2. Нажать кнопку «Аннулировать».
3. Указать причину аннулирования.
4. Отправить запрос контрагенту.

Единственное отличие заключается в том, что при аннулировании документа, подписанного ЭП, СБИС автоматически отправит в ГИС МТ (государственную информационную систему маркировки товаров) заявку на отмену операции. Это необходимо для того, чтобы коды маркировки, указанные в документе, вернулись на остатки отправителя.

Как быть, если документ нужно изменить, а не аннулировать

Если в отправленном документе обнаружены ошибки или неточности, не всегда требуется его аннулировать. СБИС позволяет редактировать даже те документы, которые были отправлены и закрыты для редактирования.

1. Откройте документ. Найдите нужный документ и откройте его.
2. Войдите в режим редактирования. Нажмите кнопку «Редактировать». Для документов, созданных более 1.5 лет назад, сначала нажмите «Извлечь», а затем подтвердите действие, нажав «Да».
3. Внесите необходимые изменения. Откорректируйте данные в документе.
4. Сохраните и отправьте. Сохраните изменения и отправьте исправленный документ контрагенту.

Важно! Возможность редактирования отправленных документов может быть ограничена законодательством или внутренними правилами работы вашей организации. Перед внесением изменений в отправленный документ, убедитесь, что это допустимо.

Заключение

Аннулирование или удаление отправленного документа в СБИС — процедуры несложные, но требующие внимания и понимания последствий. Внимательно следуйте инструкциям системы, и вы сможете легко исправить допущенные ошибки или отозвать ненужные документы, не нарушая законодательство и сохраняя деловые отношения с контрагентами.

FAQ: Часто задаваемые вопросы

• Можно ли удалить документ, если он уже подписан контрагентом?

Нет, удалить подписанный документ нельзя. Вы можете отправить запрос на аннулирование, но окончательное решение будет зависеть от согласия контрагента.

• Как долго рассматривается запрос на аннулирование документа?

Срок рассмотрения запроса зависит от внутренних регламентов работы контрагента. Рекомендуется уточнять информацию у ответственного сотрудника контрагента.

• Что делать, если контрагент не отвечает на запрос об аннулировании?

Попробуйте связаться с контрагентом по телефону или электронной почте, чтобы прояснить ситуацию. Если решить вопрос мирным путем не удается, можно обратиться в арбитражный суд.

• Можно ли аннулировать документ, по которому уже проведены платежи?

Аннулирование документа не отменяет автоматически проведенные по нему платежи. Для возврата денежных средств необходимо связаться с контрагентом и заключить дополнительное соглашение.

• Где можно найти аннулированные документы в СБИС?

Аннулированные документы хранятся в системе СБИС вместе с остальными документами. На них ставится соответствующая пометка об аннулировании.